【Adobe Acrobat】PDFスペースの使い方。複数の資料をまとめて比較・共有する方法【PR】

提案書、見積書、参考URL、会議メモなど、仕事で使う資料は複数のファイルや保管場所に散らばりがちです。

Adobe AcrobatのPDFスペースを使うと、複数のPDF、Officeファイル、Webリンク、メモを1つのスペースにまとめて管理・共有できます。

さらにPDFスペースにまとめた資料は1つずつ開き直さなくても、AIアシスタントで要約、比較、質問ができます。

この記事では、Adobe AcrobatのPDFスペースでできること、実際の使い方、共有方法をわかりやすく紹介します。

PDFスペースとは

PDFスペースは、PDF、Officeファイル、Webリンク、メモなどを1か所にまとめられるAdobe Acrobatのワークスペース機能です。

集めた資料をもとにAIへ質問できるため、複数資料の比較や要点の整理に向いています。

たとえば、以下のような使い方ができます。

PDFスペースは、資料を読む場所というより、複数資料をまとめて仕事を進める場所と考えておくとわかりやすいです。

単純に資料をまとめるだけでなく、AIアシスタントと連携して複数ファイルを横断的に資料として扱うことができるのがポイントです。

PDFスペースでできること

PDFスペースは、複数の資料を1か所にまとめて、要約、比較、メモ、AI参照、共有などができるワークスペースです。

提案書や見積書の比較、社内規程やマニュアルの改訂確認、引き継ぎ資料の整理など、複数の資料を行き来する作業に使うととても便利です。

資料を1か所にまとめられる

PDFスペースには、PDFだけでなく、Word、PowerPoint、Excel、テキスト、公開Webリンクなどを追加できます。

たとえば、次のような資料を1つのスペースにまとめられます。

提案書はPDF、比較表はExcel、補足情報はWebページ、打ち合わせ内容はメモという場合でも、1つの場所にまとめて管理できます。

資料を探し直す手間が減り、案件ごとの情報整理がしやすくなります。

複数資料に対してまとめて質問したり、資料の比較ができる

PDFスペースでは、追加した資料をもとにAIへ質問できます。

1ファイルずつ開いて確認するのではなく、複数資料をまとめて要約したり、違いを整理したりできるのが大きなメリットです。

たとえば、提案書や見積書を比較したい場合は、次のように質問できます。

相見積もりなどで複数社からもらった資料をPDFスペースに入れてAIアシスタントで比較することもできます。

社内規程やマニュアルの改訂内容を確認したい場合は、次のような質問が使えます。

2つのPDFを比較した際の回答例は以下のような感じです。

変更点をまとめた資料を作成する際などにも役立ちます。

情報をまとめて評価スコアを付けてまとめても便利です。

引き継ぎ資料の整理などでは、以下のような質問も便利です。

比較や整理の目的を指定すると、良い回答になりやすいです。

PDFスペース内にメモできる

PDFスペースでは、確認した内容や判断材料をメモとして残せます。

メモはスペース内で管理でき、資料やAIの回答とあわせて後から見返すことができ、共有時は全員が閲覧可能になります。

たとえば、比較結果、確認事項、社内レビューで見るポイントなどを残しておくと、チームで同じ前提を共有しやすくなります。

チームに共有できる

作成したPDFスペースは、関係者に共有できます。

閲覧用のURLだけで共有したり、アカウントごとに権限を付与して共有したり、細かい設定が可能な共有機能です。

共有時には、相手にどこまで操作してもらうかを権限で分けられます。

見るだけでよい人には閲覧権限のみ、資料追加やメモ編集もしてほしい人にはファイル追加権限、など目的に合わせて権限を変更することができます。

「リンクを知っているすべてのユーザー」で共有URLを発行したらアカウントなしでも閲覧が可能です。（ファイルの追加やAIアシスタントの利用はAdobe IDが必要です）

PDFスペースの使い方

PDFスペースを実際に使用する詳しい手順を画像付きでわかりやすく解説します。

今回は例として以下のような資料を使用します。

応用：AIアシスタントをカスタマイズする

PDFスペースでの質問に答えるAIアシスタントをカスタマイズすることができます。

AIアシスタントに対するプロンプトを指定することで、喋り方や立場を設定できます。カスタムプロンプトによりアシスタント設定に細かい指示を行うことも可能です。

共有設定の使い方

PDFスペースを共有する場合の設定方法について解説します。

共有方法

画面右上の「共有」ボタンで共有を行うことができます。

右上にボタンが見えない場合はファイル→PDFスペースを共有で共有画面を表示してもOK

アクセス範囲と権限を選ぶ

PDFスペースを共有するときは、アクセス範囲と権限を設定できます。

アクセス範囲はリンクを知っているユーザー、招待されたユーザーのみから選べます。組織アカウントでは、組織内のユーザー向け共有を選べる場合もあります。

社内資料なら組織内や招待制、広く見せたい資料ならリンク共有というように使い分けます。

権限は、表示者、レビュー担当者、共同制作者の3種類です。

公開リンクでは共同制作者を設定できないので「招待されたユーザーのみ」を選択して、相手のメールアドレスを入力して招待してください。その際に権限も設定が可能です。

表示者は資料を見る人、レビュー担当者はコメントする人、共同制作者は資料やメモを一緒に管理する人に向いています。

チャット履歴の共有時の扱い

共有相手は、ファイルやメモにアクセスできますがAIチャット履歴は共有されません。

なので「共有相手に質問内容が見られてしまうから…」「自分が質問したら余計なコンテキストが増えるから…」とAIアシスタントの使用をためらわなくてOK。AIアシスタントの履歴は共有されないので心配ありません。

質問のチャット履歴は見えないので、整理したノートや資料だけを共有しやすい仕様です。

PDFスペースのよくある質問

まとめ

PDFスペースは、複数の資料を1か所に集めて、比較、要約、共有まで進められるAdobe Acrobatのワークスペース機能です。

基本の流れは次のとおりです。

提案書の比較、マニュアル改訂、引き継ぎ資料の整理など、複数の資料を扱う場面で便利です。

資料を行き来する時間を減らしたい人は、まず小さな案件でPDFスペースを使ってみてください。